protection des renseignements personnels

Politique de PWL sur la protection des renseignements personnels

Septembre 2010

SOMMAIRE

La Politique relative à la protection des renseignements personnels en ligne (ci-après la «Politique») s'applique aux renseignements personnels recueillis par PWL au moyen de ressources et de communications en ligne (sites Web, courrier électronique et autres outils accessibles en ligne) qui renvoient à la présente Politique. La présente Politique ne s'applique pas aux renseignements personnels recueillis au moyen de ressources et de communications hors ligne, sauf lorsque ces renseignements sont regroupés avec des renseignements personnels obtenus en ligne par PWL. Elle ne s'applique pas non plus aux ressources en ligne exploitées par des tiers auxquelles les sites Web de PWL peuvent renvoyer, lorsque PWL n'exerce aucune autorité sur le contenu ni sur les pratiques de confidentialité de ces ressources.

La Politique de protection des renseignements personnels de PWL est basée sur dix principes interdépendants. Les principes qui sous-tendent la Politique sont exposés sommairement ci-après.

EN ACCÉDANT À CE SITE, VOUS ACCEPTEZ LES MODALITÉS ÉNONCÉES CI-APRÈS. Veuillez lire attentivement la présente Politique. Dans l’éventualité où nous déciderions de modifier cette Politique, les changements seront disponibles sur ce site Internet afin que vous puissiez, en tout temps, savoir quelles informations nous collectons, comment nous les utilisons et à qui, le cas échéant, nous pourrions les divulguer.


Responsabilité

Il incombe en dernier ressort au chef de la protection des renseignements personnels de PWL de s'assurer que les principes régissant la protection des renseignements personnels sont respectés, même si d'autres personnes au sein de l'entreprise peuvent être chargées de recueillir et de traiter au quotidien vos renseignements personnels. PWL veille à ce que ses employés et ses mandataires (tel que défini dans la Politique) respectent votre vie privée, en établissant des politiques et des directives ainsi qu'en dispensant de la formation formelle et informelle.

Détermination des fins de la collecte des renseignements: PWL identifiera les fins auxquelles vos renseignements personnels seront recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. PWL recueille uniquement les renseignements personnels qui lui sont nécessaires pour la conduite de ses affaires. À moins que la loi ne l'exige, PWL ne pourra utiliser ou communiquer à d'autres fins les renseignements personnels recueillis si ces fins n'ont pas été précisées et documentées au préalable et si le consentement de la personne intéressée n'a pas été obtenu.

Consentement

Votre consentement est nécessaire pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à votre sujet. Lorsque vous inscrivez des renseignements personnels dans des formulaires ou des champs de nos sites Web, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de l'information vous concernant selon les modalités de la Politique.

Limitation de la collecte

PWL se limitera à la collecte et à l'utilisation des renseignements personnels nécessaires aux fins établies ou au respect de la législation applicable. Par ailleurs, ces renseignements seront obtenus uniquement par des moyens honnêtes et licites.

Limitation de l'utilisation: PWL se sert des renseignements personnels vous concernant uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou à toute autre fin connexe à laquelle il est raisonnable de s'attendre.

Limitation de la divulgation

En règle générale, PWL ne divulgue pas de renseignements précis sur le dossier d'une personne ni tout autre renseignement personnel à des tiers indépendants pour leur propre usage, sans le consentement de la personne intéressée, sauf dans certaines circonstances particulières prévues par la loi ou lorsque ces tierces parties constituent des mandataires de PWL (tel que défini dans la Politique).

Limitation de la conservation

PWL ne  conserve les renseignements personnels qu’uniquement le temps de satisfaire aux fins établies, ou conformément à la législation applicable ou aux politiques de PWL.


Exactitude

PWL s'efforcera de conserver des renseignements personnels exacts, complets et à jour. De manière générale, il vous incombera de fournir à l'entreprise des renseignements exacts et complets, et de l'aviser de tout changement à votre situation.

Mesures de sécurité: Vos renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de confidentialité. PWL prendra les mesures appropriées, tel l'accès sélectif, pour prévenir la consultation et la divulgation non autorisées de vos renseignements personnels.

Transparence

Si vous en faites la demande par écrit, PWL vous fournira de l'information sur ses politiques et ses pratiques concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Les renseignements personnels à votre sujet sont conservés essentiellement dans les bureaux de PWL à Montréal, au Québec. Cependant, ils peuvent aussi se trouver dans les bureaux de mandataires (tel que défini dans la Politique) de PWL pour être traités aux fins établies ou stockés à des fins de sauvegarde.

Accès aux renseignements personnels

Vous avez le droit de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements personnels à votre sujet et d'y faire apporter des corrections, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi. Si vous en faites la demande par écrit, nous vous informerons de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels vous concernant, et vous pourrez y avoir accès. Une réponse vous sera transmise dans les trente (30) jours suivant votre demande écrite d'accès ou de rectification.

Plainte en cas de non-respect de la confidentialité

PWL souhaite que vous compreniez bien son engagement à l'égard de la protection des renseignements personnels. Si vous souhaitez obtenir plus de précisions sur la Politique ou sur vos renseignements personnels, ou si vous voulez porter plainte, veuillez communiquer par écrit avec le chef de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante :

Chef de la protection des renseignements personnels
Jennifer Vachon
Téléphone : 514.875.7566 x 294
Télécopieur : 514.875.9611
Courriel  jvachon@pwlcapital.com

Lorsque vous communiquez avec le chef de la protection des renseignements personnels, veuillez indiquer la ressource en ligne ou le site Web auquel vous avez fourni des renseignements ainsi que la nature de ceux-ci.

DOMAINE D’APPLICATION

La présente Politique décrit les exigences minimales concernant la protection des renseignements personnels. La mise en œuvre de ces exigences est assujettie à toutes les lois pertinentes.

La Politique s’applique à tous les types de renseignements personnels. Cependant, les politiques et procédures peuvent varier selon que les renseignements personnels concernent les clients, les employés ou d’autres individus.

DEFINITIONS
Les définitions suivantes s’appliquent à cette Politique:
« Collecte »  Action de recueillir, d’acquérir ou d’obtenir des renseignements personnels de n’importe quelle source, y compris des tiers, par quelque moyen que ce soit.« Communication (Divulgation) »  Transmission des renseignements personnels à des personnes à l’extérieur de PWL;
« Consentement » Acquiescement libre à ce qui se fait ou est proposé. Le consentement peut être exprimé ou implicite. Le consentement  exprimé se donne de façon explicite, de vive voix ou par écrit. Le consentement explicite est non équivoque et n’oblige pas PWL qui demande le consentement de la personne concernée. Le consentement implicite survient lorsque les actes ou l’inaction de la personne permettent raisonnablement de déduire qu’il y a consentement ;
« Mandataire »  Tout tiers qui recueille, utilise ou conserve des renseignements personnels à la demande de PWL et uniquement pour les fins de l'entreprise, ou à qui PWL communique des renseignements personnels à des fins qui lui sont propres (p. ex., entreprise de recherche sous contrat ou administrateur d'un régime d'options d'achat d'actions) ;
« PWL » sauf lorsque spécifié autrement dans ce texte, signifie «PWL Capital Inc. » ou « PWL Conseil Inc. » ;
« Renseignement personnel » renseignements concernant un individu identifiable, quelle qu’en soit sa forme ; et
« Utilisation » traitement et manipulation de renseignements personnels au sein de PWL.

INTERPRÉTATION

Les dix principes et les commentaires qui constituent la présente Politique sont interdépendants. PWL adhère aux dix principes dans leur totalité.

L’énoncé de chacun des principes est suivi d’un commentaire explicatif destiné à permettre aux lecteurs d’en comprendre le sens et l’incidence. Une note à la suite d’un principe fait partie intégrante de ce principe.

PRINCIPES

Premier principe – Responsabilité
PWL est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et a désigné un chef de la protection des renseignements personnels qui s’assure du respect des principes énoncés ci-dessous.

Il incombe au chef de la protection des renseignements personnels désigné de s’assurer que PWL respecte les principes même si d’autres personnes peuvent être chargées de la collecte et du traitement quotidien des renseignements personnels. D’autres personnes peuvent être déléguées pour agir au nom du chef de la protection des renseignements personnels.

L’identité du chef de la protection des renseignements personnels désigné par PWL pour s’assurer que les principes sont respectés est indiquée sur le site internet de PWL (www.pwlcapital.com) sous « Protection des renseignements personnels ». Cette information sera également fournie sur demande.

PWL est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. PWL fournit, par voie contractuelle ou autre, un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce partie.
PWL assure la mise en œuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite aux principes, y compris :

  • la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels ;
  • la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite ;
  • la formation du personnel et la transmission au personnel de l’information relative aux politiques et pratiques de PWL ; et
  • la rédaction des documents explicatifs concernant ses politiques et pratiques.

Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte des renseignements
Les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis seront précisées par PWL avant ou au moment de la collecte.

PWL documente les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis afin de se conformer au principe de la transparence et au principe de l’accès aux renseignements personnels.

Le fait de préciser les fins de la collecte de renseignements personnels avant celle-ci ou au moment où la collecte a lieu permet de déterminer les renseignements dont PW L a besoin pour réaliser les fins mentionnées. Suivant le principe de la limitation en matière de collecte, PWL ne doit recueillir que les renseignements nécessaires aux fins mentionnées.

PWL précise à la personne auprès de laquelle on recueille des renseignements, avant ou au moment de la collecte, les fins auxquelles ils sont destinés. Selon la façon dont se fait la collecte, cette précision peut être communiquée de vive voix ou par écrit. Par exemple, on peut indiquer ces fins sur un formulaire de demande de renseignements.

Avant de se servir de renseignements personnels à des fins non-précisées antérieurement, les nouvelles fins sont précisées au préalable avant utilisation. À moins que les nouvelles fins auxquelles les renseignements sont destinés ne soient prévues par une loi, il faut obtenir le consentement de la personne concernée avant d’utiliser les renseignements pour cette nouvelle fin. Pour obtenir plus de précisions sur le consentement, se reporter au principe du consentement.

La personne qui recueille des renseignements personnels doit être en tout temps en mesure d’expliquer à la personne concernée à quelles fins sont destinés ces renseignements.

Ce principe est étroitement lié au principe de la limitation de la collecte et à celui de la limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation.

Troisième principe – Consentement
Toute personne sera informée et devra consentir à la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels qui la concernent, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

Note. Dans certaines circonstances, il est possible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne concernée. Lorsqu’on recueille des renseignements aux fins de l’application de la loi, de la détection d’une fraude ou de sa répression, on peut aller à l’encontre du but visé si l’on cherche à obtenir le consentement de la personne concernée. Il peut être impossible ou inopportun de chercher à obtenir le consentement d’un mineur, d’une personne gravement malade ou souffrant d’incapacité mentale.

PWL obtient le consentement de la personne concernée avant de recueillir des renseignements personnels à son sujet et d’utiliser ou de communiquer les renseignements recueillis. Généralement, PWL obtient le consentement des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, PWL peut obtenir le consentement concernant l’utilisation ou la  communication des renseignements, après la cueillette, mais avant de s’en servir, par exemple, quand elle doit les utiliser à des fins non-précisées antérieurement.

Suivant ce principe, PWL informe la personne au sujet de laquelle on recueille des renseignements et obtient son consentement. PWL fera tout effort raisonnable pour s’assurer que la personne est informée des fins auxquelles les renseignements seront utilisés. Pour que le consentement soit valable, les fins doivent être énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements sont utilisés ou communiqués.

PWL n’exigera pas, comme condition à la prestation de biens ou services qu’une personne consente à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées.

La forme du consentement que PWL cherche à obtenir peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements. Pour déterminer la forme que prendra le consentement, PWL tient compte de la sensibilité des renseignements. Si certains renseignements sont toujours considérés comme sensibles, par exemple les dossiers médicaux et le revenu, tous les renseignements peuvent devenir sensibles selon le contexte.

Dans l’obtention du consentement, les attentes raisonnables de la personne sont aussi pertinentes. Par exemple, une personne qui contacte PWL pour obtenir de l’information sur ses services devrait raisonnablement s’attendre à ce que PWL, en plus d’utiliser son nom et son adresse pour fins postales, puisse la contacter pour l’inviter à divers événements corporatifs. Dans ce cas, PWL présumerait que le consentement original constitue aussi un consentement pour une telle fin Le consentement ne sera pas obtenu par subterfuge.

La façon dont PWL  obtient le consentement varie selon les circonstances et la nature des renseignements recueillis. En général, PWL cherche à obtenir un consentement explicite si les renseignements sont susceptibles d’être considérés comme sensibles. Lorsque les renseignements sont moins sensibles, un consentement implicite est normalement jugé approprié. Le consentement peut également être donné par un représentant autorisé (détenteur d’une procuration, tuteur).

Le consentement revêt différentes formes, par exemple :

  • on peut se servir d’un formulaire de demande de renseignements pour obtenir le consentement, recueillir des renseignements et informer la personne de l’utilisation qui sera faite des renseignements. En remplissant le formulaire et en le signant, la personne donne son consentement à la collecte de renseignements et aux usages précisés ;
  • sauf lorsqu’il est nécessaire de communiquer l’information à une tierce partie pour la prestation de services,  on peut prévoir une case, où la personne pourra indiquer en cochant qu’elle refuse que ses noms et adresse soient communiqués à d’autres organismes. Si la personne ne coche pas la case, il sera présumé qu’elle consent à ce que les renseignements soient communiqués à des tiers ;
  • le consentement peut être donné de vive voix lorsque les renseignements sont recueillis par téléphone ; ou
  • le consentement peut être donné au moment où le produit ou le service est utilisé.

Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un délai raisonnable. L’organisme informera la personne des conséquences d’un tel retrait.

Quatrième principe – Limitation de la collecte
PWL ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.

PWL ne recueille pas de renseignements de façon arbitraire. Elle restreint tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.

Conformément au principe de la transparence, PWL précisera la nature des renseignements recueillis et l’intégrera dans ses politiques et pratiques concernant le traitement des renseignements.

Ce principe est étroitement lié au principe de détermination des fins auxquelles la collecte est destinée et à celui du consentement.

Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne sont pas utilises ou communiques a des fins autre que celles auxquelles ils ont été recueillis a moins que la personne concerne n’y consente, a un organisme d’autoréglementation, ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées.

Lorsque PWL se servira de renseignements personnels à des fins nouvelles, elle documentera ces fins.

PWL élabore des lignes directrices et applique des procédures pour la conservation des renseignements personnels. Ces lignes directrices précisent les durées minimales et maximales de conservation. Les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d’une personne sont conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’exercer son droit d’accès à l’information après que la décision a été prise. PWL peut être assujettie à des exigences prévues par la loi en ce qui concerne les périodes de conservation.

Les renseignements personnels dont on n’a plus besoin aux fins précisées seront détruits, effacés ou dépersonnalisés. PWL a élaboré des lignes directrices et applique des procédures régissant la destruction des renseignements personnels.

Ce principe est étroitement lié au principe du consentement à celui de la détermination des fins auxquelles la collecte est destinée, ainsi qu’à l’accès individuel aux renseignements.

Sixième principe – Exactitude
Les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des renseignements personnels dépendront de l’usage auquel ils sont destinés, compte tenu des intérêts de la personne. Les renseignements doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision concernant cette personne.

PWL ne met pas systématiquement à jour les renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Les renseignements personnels qui servent en permanence, y compris les renseignements qui sont communiqués à des tiers, sont normalement exacts et à jour, à moins que des limites se rapportant à l’exactitude de ces renseignements ne soient clairement établies.

Septième principe – Mesures de sécurité
Les renseignements personnels sont protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Les mesures de sécurité protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. PWL protège les renseignements personnels quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

La nature des mesures de sécurité varie en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation. Les renseignements à caractère plus sensibles sont davantage protégés.

Les méthodes de protection comprennent :

  • des moyens matériels, par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux ;
  • des mesures administratives, par exemple des autorisations sécuritaires et un accès sélectif ; et
  • des mesures techniques par exemple l’usage de mots de passe.

PWL s’engage à sensibiliser son personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.

Au moment du retrait ou de la destruction des renseignements personnels, PWL veillera à empêcher les personnes non autorisées d’y avoir accès.

Huitième principe – Transparence
PWL met à la disposition de toute personne des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

PWL  fait preuve de transparence au sujet de leurs politiques  et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Une personne peut obtenir de l’information au sujet des politiques et des pratiques de PWL en consultant son site (www.pwlcapital.com) ou en contactant n’importe quel membre de son personnel.

Les renseignements fournis comprennent :

  • les noms, fonction et adresse de la personne responsable de la politique et des pratiques de PWL et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements ;
  • le moyen d’avoir accès aux renseignements personnels que PWL possède
  • une description du type d’information personnelle détenue par PWL, incluant un compte-rendu général de son utilisation; et
  • la nature des renseignements personnels communiqués aux tierces parties (par exemple, le bureau-chef, les succursales ou le courtier remisier).

PWL rend l’information concernant sa politique et ses pratiques accessibles de diverses façons. Par exemple, PWL peut offrir des imprimés à ses bureaux sur rendez-vous ou poster les renseignements demandés à ses clients s’ils le préfèrent; PWL offre de plus un accès en ligne (www.pwlcapital.com); et dispose d’un numéro de téléphone sans frais (1-800-875-7566).

Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels
Sur demande, PWL informera toute personne intéressée de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’état complet des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

Note : Dans certains cas, il peut être impossible à PWL de communiquer tous les renseignements personnels qu’elle possède au sujet d’une personne. Les exceptions aux exigences en matière d’accès aux renseignements personnels sont restreintes et précises. PWL informera la personne, sur demande, des raisons pour lesquelles on lui refuse l’accès aux renseignements. Ces raisons peuvent comprendre le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d’ordre commercial exclusives, le coût prohibitif de l’information à fournir et le fait que les renseignements soient protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire.

PWL informera la personne qui en fait la demande du fait qu’elle possède ou non des renseignements personnels à son sujet, et indiquera la source des renseignements si elle est connue. PWL permettra à la personne concernée de consulter ces renseignements. PWL informera en outre la personne concernée de l’usage qu’elle a fait ou entend faire des renseignements et des tiers à qui ils ont été communiqués.

PWL peut exiger que la personne concernée lui fournisse suffisamment de renseignements pour qu’il lui soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. L’information ainsi fournie ne servira qu’à cette seule fin.

PWL, en fournissant la liste des tiers à qui il a communiqué des renseignements personnels au sujet d’une personne, sera la plus précise possible. S’il lui est impossible de fournir une liste des organismes à qui elle a effectivement communiqué des renseignements au sujet d’une personne, elle fournira une liste des organismes à qui elle pourrait avoir communiqué de tels renseignements.

PWL répondra à toute demande  de communication de renseignements dans un délai raisonnable et à un coût minime sinon nul pour la personne. Les renseignements demandés seront fournis sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, des abréviations ou des PPPPs pour l’enregistrement des renseignements seront accompagnés des explications nécessaires.

Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, PWL apportera les modifications nécessaires à ces renseignements. Selon la nature des renseignements qui font l’objet de la contestation, PWL corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements. S’il y a lieu, l’information modifiée sera communiquée à des tiers ayant accès à l’information en question.

Si un différend n’était pas réglé à la satisfaction de la personne concernée, PWL enregistrerait la mature de la plainte rejetée. S’il y a lieu, les tierces parties ayant accès à l’information en question seraient informées du fait que le différend n’a pas été réglé.

Dixième principe – Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes
Toute personne pourra se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec l’individu responsable de les faire respecter chez PWL.

La question de la désignation de la personne responsable du respect des principes chez PWL fait l’objet de l’article 4.1.1

PWL a établi des mécanismes pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels et y donner suite. Le mécanisme du processus de plaintes est facilement accessible et simple à utiliser.

PWL informera les personnes qui présentent une demande de renseignement ou déposent une plainte de l’existence des mécanismes pertinents.

PWL fait enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée dans le cadre du processus d’examen des plaintes interne ou externe, PWL prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques si c’est nécessaire.